Vedeli ste, že účtovné doklady môžete spracovávať a uchovávať v elektronickej podobe?

Novela zákona o účtovníctve od roku 2022 umožňuje účtovným jednotkám efektívne spracovávanie účtovných dokladov v elektronickej podobe. Zákon v ustanoveniach § 31-35 definuje listinnú a elektronickú podobu účtovného záznamu, preukázateľnosť a transformáciu účtovného záznamu, ako aj spôsob uchovávania a ochrany účtovnej dokumentácie. Tvorba a prijímanie elektronického účtovného záznamu musí byť upravená v internom predpise účtovnej jednotky.

V zmysle § 31 ods. 2b) sa účtovná jednotka môže rozhodnúť vyhotovovať účtovné doklady v elektronickej podobe, ktoré sú definované nasledovne:

• účtovný záznam bol prijatý a sprístupnený v elektronickom formáte, o ktorom rozhodol buď vyhotoviteľ účtovného záznamu, alebo na základe písomnej dohody medzi vyhotoviteľom a prijímateľom elektronického záznamu;
• účtovný záznam bol zaslaný elektronicky;
• účtovný záznam je vyhotovený na interné účely účtovnej jednotky.

Ak sa účtovná jednotka rozhodne pre zmenu podoby („transformáciu“) účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej, zákon stanovuje účtovnej jednotke povinnosť zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu od okamihu vyhotovenia do ukončenia uchovávania účtovného záznamu.

Po prevode účtovných záznamov do digitálnej podoby, v súlade s požiadavkami zákona o účtovníctve účtovná jednotka nemusí uchovávať účtovnú dokumentáciu aj v listinnej podobe. Avšak, ak účtovná dokumentácia slúži aj na iný účel ako pre účel účtovníctva (napríklad na právne účely, alebo v rámci mzdovej agendy), účtovná jednotka je povinná zabezpečiť uchovávanie tejto dokumentácie aj v listinnej podobe.

Finančná správa vydala v tejto súvislosti informačný materiál k povinnostiam pri vedení účtovnej dokumentácie v elektronickej podobe.

Náš tím skúsených profesionálov vám pri voľbe digitálneho spôsobu vedenia účtovníctva poskytne viac informácií.